- Membaca Email
Untuk membaca email yang masuk, pilih
email yang akan dibaca dengan melakukan dobel klik. Untuk mengetahui email yang
belum dibaca nampak ikon amplop yang belum dibuka.
- Membuat/mengirim email
2.1 Untuk mengirim email baru bisa
digunakan berbagai cara:
- pada toolbar klik dua kali ikon yang bergambar amplop, atau
- klik fileànewàmail message, atau
- langsung ctrl+N
2.2 Ada 3 jenis tujuan pengiriman yaitu
: To, Cc dan Bcc. Deskripsinya sbb:
• To: tujuan
standar pengalamatan pesan.
• Cc: singkatan dari Carbon Copy.
Jika Anda ingin mengirim pesan kepada seseorang, tetapi ingin juga memberikan
copy pesan pada orang lain, cantumkan alamat
emailnya pada kolom Cc selain pada kolom To.
• Bcc: singkatan dari Blind
Carbon Copy. Jika Anda ingin mengirim pesan pada 2 orang, pada koIom To dan
pada kolom Bcc, keduanya akan menerima email tetapi penerima yang ada di kolom
To tidak akan mengetahui (blind) bahwa email juga dikirim kepihak ke 2 (Bcc).
2.3 jika email yang dibuat melampirkan file atau
attachment, klik ikon bergambar paper clip atau klik insert --> file
2.4 untuk menentukan akan kemana
pesan yang dikirim, ikuti:
1. Klik tombol pengalamatan (addressing) (To, Cc, or
Bcc).
2. Alamat yang dituju, pada toolbar dobel klik ikon address book.
3. pilih nama kontak yang akan dikirimi email dan tempatkan
nama pada pilihan to, cc atau bcc.
4. Klik tombol OK. Anda akan kembali ke menu pesan/New
Mail Message dengan alamat email yang telah dipilih tadi.
5. Masukkan text pada halaman isian
pesan.
6. Setelah selesai mengetik pesan klik
tombol Send, dan pesan akan segera dikirim..
2.5 Menggunakan message rule
Message Rule berguna untuk mengatur email agar dapat diterima sesuai
dengan aturan yang diinginkan. Juga berguna untuk mengelompokkan email pada
folder tertentu maupun untuk memblok email yang tidak kita inginkan ( iklan, spam,
pornografi, dsb).
Untuk mensetting Message Rule lakukan langkah berikut
:
1. Pada
folder Inbox klik menu Tools
2. Klik “Rules and Alerts”
3. Klik tombol New
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message
when they arrive” ), akan memeriksa Email begitu tiba.
5. Klik Next
6. Pilih lagi sesuai aturan yang diinginkan ( contoh “with
specific word in the sender’saddress” ),
akan memeriksa kata-kata khusus pada alamat pengirim.
7. Klik kalimat “specific word”
yang digaris bawah.
8. Isi sesuai
dengan kata yang kita inginkan. (Mis: Andi)
9. Klik Next kemudian pilih “move it to the specified
folder” (akan memindahkan email ke folder
tertentu)
10. Klik specified, akan muncul window folder
daripada Outlook
11. Pilih folder yang anda inginkan
pada “Inbox” ( sub folder).
12. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk
message rule tadi
13. Klik Finish
Ada
kalanya kita tidak ingin menerima email tertentu yang mengganggu. Untuk memblokir
suatu email yang tidak kita inginkan (iklan, spam, pornografi, dsb )
lakukan langkah berikut :
1. Pada folder Inbox klik Tools
2. Klik “Rules and Alerts”
3. Klik
tombol New
4. Pilih aturan sesuai keinginan (contoh “check message
when they arrive” ), akan memeriksa email begitu tiba.
5. Klik Next
6. Pilih with “specific word in the body” ( akan
mencek kata-kata yang ada pada isi pesan)
7. Kemudian ketik/tambahkan kata-kata apa saja yang ingin
Anda sensor/blok.
8. Klik Next kemudian pilih/cek “Delete it”
( akan langsung menghapus pesan bila
tiba )
9. Klik Next – kemudian beri nama/judul untuk message
rule tadi.
10. Klik Finish
Catatan: Option yang ada pada massage
rule dapat dipilih sesuai dengan aturan yang kita inginkan pada email yang
dikirim maupun yang diterima.
2.6
Menggunakan Group
Anda dapat mengirim email ke Group tertentu, yang terdiri
dari gabungan beberapa alamat email. Hal ini berguna untuk memudahkan
pengiriman email ke banyak alamat sekaligus dalam satu Group daripada
menuliskan alamat email satu-persatu. Untuk membuat Group akan dibahas pada bab
selanjutnya.
Untuk mengirim ke Group lakukan langkah berikut :
1. Klik “To” pada pengiriman email. Akan muncul menu Address
Book.
2. Pada kolom “Show Names from the : “ pilih kontak/group
yang akan dikirimi email.
3. Klik
Ok dan Send
2.7 Mengirim Attachments (
file lampiran)
Jika Anda ingin menyertakan sebuah file atau lebih pada
pesan Anda, seperti dokumen atau spreadsheet,lakukan langkah berikut:
1. Buat pesan baru beserta elamat
emailnya.
2. Setelah selesai mengetik pesan tekan tombol Insert pada
toolbar.
3. Klik File.
4. Cari file yang ingin anda sertakan.
5. Dobel klik pada file yang akan disertakan
Catatan: Icon Attach File (gambar paperclip)
merupakan jalan singkat untuk menyertakan file:
2.8
Membalas/reply pesan
Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan (email)
kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk
melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut :
Standard Reply
1. Pada folder
Inbox dobel klik email yang ingin Anda balas.
2. Klik
tombol Reply .
3. Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To:
4. Ketik pesan anda pada body pesan.
5. Klik Send.
Reply To All
Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua
penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama.
Untuk melakukan ini :
1. Klik tombol reply to all.
2. Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan
semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian Cc.
3. Ketik pesan anda pada body pesan.
4. Klik tombol send.
2.8 Out Of Office Assistant
Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana
Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada diluar
kantor atau sedang tidak ditempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke
orang yang mengirim Anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum
membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan
fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “.
Untuk melakukannya lakukan langkah berikut :
1. Klick Tools pada toolbar.
2. Klik Out Of Office Assistant.
3. Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik
radio button disebelah "I am currently out of the office" dan
ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia.
2. pada
kotak Rules and AlertsàNew
Rule
3. di bawah Start
from a blank rule, klik Check messages when they arrive, dan
kemudianà click Next
4.
di bawah Which condition(s) do you want to
check?, pilih sent only to me
centang dan pilih berbagai kriteria yang Anda inginkan àNext
5. jika kotak yang
menginformasikan peraturan akan diterima untuk tiap pesan ynag diterimaà Yes.
6.
Di bawah What do you want to do with the
message?, pilih reply using a specific template, centang
7. dibawah langkah
2: Edit deskripsi, klik a specific template
8. pada
kotak Select a Reply Template, pada kotak Look In box, klik User
Templates in File System
9. pilih templateà Open
10. klik Next.
11. Bisa dipilih kotak
untuk untuk aturan auto reply
12. klik Next.
13. Dibawah langkah 1:
Specify a name for this rule, ketik nama auto-reply ruleà Finish.
2.10 Pemakaian Signature
Kita juga dapat menyertakan “signature”
atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian bawah email
kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim
email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera
pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut:
1. Pada
Outlook klik menu Tools
2. Pilih
Options
3. Pilih Mail
Format
4. Kemudian klik tombol “Signature
Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature”
5. Pilih New
– masukkan nama untuk “signature”
Anda.
6. Klik Next
– Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga Anda bisa
memilih warna dan bentuk dari font.
7. Klik Finish
Catatan: Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim
e-mail, sehingga penerima dapat mengenal identitas pengirim.
Microsoft
outook menyediakan fasilitas untuk menyimpan daftar nama kontak beserta keterangan-keterangannya.
3.1 membuat data alamat kontak
Untuk membuatnya ikuti langkah berikut:
1.
pada toolbar, klik ikon yang bergambar address book,
2. klik fileànew
entryàpilih
new contactàOK
3. isi data kontak
4. jika sudah selesai, klik save
and close
3.2 membuat alamat group. Di microsoft outlook bisa
mengelompokkan alamat email atau data kontakan dalam suatu grup. Sehingga untuk
mengirim email untuk ke suatu grup/kelompok orang tidak perlu mencari alamat
kontak satu-satu. Untuk membuat grup caranya:
1. Buka menu “ Address
Book”
2. Klik File – pilih “New Entry”
3. Pilih “New Distribution List “ klik Ok
4. Tulis nama dari Group pada kolom yang tersedia (
mis : Astronomi 2005 )
5. Kemudian Klik tombol “Select
Member” untuk memilih siapa saja yang masuk dalam Group
ini.
6. Pilih siapa saja dengan mengklik 2 kali pada
nama atau mengklik tombol “Add”
7. Klik Ok
8. Kemudian klik “Save
and Close”
Selain
untuk pengelolaan email, Outlook juga mempunyai fasilitas lain dalam
pengelolaan jadwal aktifitas kita disebut “ Calendar”.
Sama seperti Kalender biasa, Calendar pada Outlook juga berisi tanggal, bulan dan tahun ditambah dengan jamnya.
Kelebihan pada Outlook ini, Calendar dapat diisi, diedit dan ditambahkan informasi sesuai
dengan kegiatan kita dan memberikan warn/peringatan pada kita
apabila waktunya tiba.
Untuk pengelolaan Calendar, lakukan
langkah berikut :
1.Pada bagian “Folder
List”
klik “Calender” , maka akan muncul
2. Kemudian pilih
tanggal yang
ada pada kalender ( sebelah kanan ), akan muncul jam dibagian tengah berwarna
kuning ( kuning gelap menandakan waktu yang telah lewat).
3. Klik File, kemudian pilih New, kemudian pilih Appointment
(
bisa dilakukan singkat dengan dobel klik pada jam yang diinginkan) akan muncul
menu untuk Appointment.
4. Isilah kotak subject rapat/kerja, lokasi dan
waktu sebagi isian minimal. Apabila diperlukan isilah lebih lengkap lagi
seluruh fasilitas yang ada.
5. Kemudian Save & Close, Ini adalah
langkah yang penting, sebab apabila tidak dilaksanakan maka data rencana
kerja/rapat anda akan hilang dan tidak tersimpan dalam komputer. Lakukan
berulang sesuai kebutuhan
5. SETTING OUTLOOK
Untuk
setting akun email di microsoft outlook yang penulis coba untuk akun email
Yahoo dan Gmail di internet rumah. Sedangkan akun email students di kampus, semuanya
berhasil dilakukan. Tapi untuk email yahoo dengan domain .com tidak gratis, untuk email Yahoo yang tidak memerlukan biaya
harus menggunakan email Yahoo dengan domain selain .com misalnya yang penulis coba yaitu .co.id.
Kendala
yang penulis temui ketika setting akun email selain students di kampus adalah
tidak bisa mengirim email, namun untuk email students bisa dilakukan pengiriman
dan penerimaan email. Hal ini terjadi karena internet kampus dibatasi oleh firewall.
Oke,
kita mulai untuk setting akun email di Microsoft Outlook 2003.
A. Yahoo!
Sebuah F R E E software (
YPOPs! ) yang bisa diunduh dari http://www.ypopsemail.com
yang dapat menarik isi email Yahoo! (misal: .com, .uk, or .id) ke dalam sebuah
e-mail client yang dalam tulisan ini menggunakan MS Outlook 2003. Untuk setting
e-mail client yang lain dapat dilihat pada bagian ‘Configuring Mail Clients‘
website diatas. Setelah Anda meng-unduh YPOPs!, langkah selanjutnya adalah menginstalkannya
ke dalam komputer, dengan step NEXT - NEXT (tidak usah melakukan setting apa-apa
terlebih dahulu). Setelah YPOPs! terinstall maka akan terdapat icon
tray yang menandakan bahwa YPOPs! aktif dan siap untuk meng-unduh file-file
e-mail Yahoo! Anda. Untuk anda yang menggunakan PROXY Server Anda harus menset
bagian ‘Proxies’ dengan cara meng-klik kanan icon tray YPOPs! ‘Configure’,
isikan sesuai dengan konfigurasi PROXY Server anda.
Setting MS Outlook 2003 :
1. Pilih option ‘Tools’ à ‘Email
Accounts’
2. Pada pilihan radio button, pilih ‘Add new e-mail account’
à
Next
3. Pilih opsi radio button ‘POP3′
à
Next
4. Pada bagian ‘User Information’ isikan Nama yang sesuai
dengan Yahoo! mail account dan e-mail address Yahoo!
5. Pada bagian ‘Bagian Server Information’ isikan :
‘Incoming mail server (POP3) dengan ‘127.0.0.1′, dan isikan
juga Outgoing mail server dengan ‘127.0.0.1′
6. Pada bagian ‘Logon Information’ isikan ‘User Name’ dengan
id Yahoo! (misal: iah_fi), dan password e-mail Yahoo!
7. Lalu klik tombol ‘More settings’
8. Pada tab ‘Advance’ besarkan ‘Server Timeouts’ sampai
dengan 10 minutes
9. Pada tab ‘Outgoing Server’ berikan tanda centang ‘My
outgoing server (SMTP) requires authentification’, dan pilih radio button ‘Use
same settings as my incoming mail server’ à klik OK
10. Tes account setting dengan mengklik tombol ‘Test Account
Settings’, apabila semua status ‘Completed’ maka Anda sudah dapat meng-unduh
semua file yang ada di Yahoo! e-mail
11. Klik tombol Finish
catatan : YPOPs! akan menarik semua
e-mail yang ada pada Yahoo! mail Anda, sehingga ketika Anda login melalui
browser/online check mail (mail.yahoo.com),
semua e-mail akan otomatis hilang dan pindah ke dalam komputer.
B. Gmail
Langkah-langkah untuk setting Gmail di
Microsoft Outlook:
- Masuk ke http://www.mail.google.com dan login seperti biasa
- Setelah webmail google muncul, lihat pojok kanan atas, ada menu Setting. Klik Setting.
- Akan keluar menu Mail Setting (box warna orange), Klik “Forwarding and POP“
- Akan muncul submenu : Forwarding dan POP Download
- Pada POP Download - :
- Pop Status, pilih “Enable POP for all mail”
- when messages are accessed with POP, pilih “keep gmail’s copy in the box”, agar email di webmail tetap ada dan bisa di akses
- Tekan tombol Save changes.
- Setting enable POP selesai, langkah terakhir adalah mensetup Outlook kita
- Dowload program Gmail Configuration untuk seting Outloook anda.
- Setelah selesai Download, run programnya (pastikan Outlook anda di close dulu)
- Setelah selesai, buka Outlook anda, maka akan ada pesan bahwa ada setting account baru.
- Selesai
C. Students.
Untuk setting outlook di akun email students bisa dilakukan
langkah-langkah berikut:
1.
buka Toolsàemail
accountsàadd
a new email accountànext
2.
pilih server type POP3ànext
3.
isi nama, alamat email, password
4.
untuk incoming mail server isi dengan:
pop.students.itb.ac.id
5.
untuk outgoing mail server isi dengan:
smtp.students.itb.ac.id
6.
lakukan test account settings, jika
semuanya sudah komplet lakukan akun email tersebut sudah bisa digunakanànext
7.
finish
SELAMAT MENCOBA ^-^
No comments:
Post a Comment